Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku – Coaching

Dress code

Dress code Marcin Mańka

Dress code : jak Cię widzą, tak Cię piszą

Wiadomo już od dawien dawna, że nie szata zdobi człowieka, ale jest dobrym materiałem, by  ukryć mankamenty ciała, wyróżnić się w tłumie lub sprawić, by nikt nie zwrócił na Ciebie szczególnej uwagi. Dress code jest doskonałym środkiem autoekspresji. To po prostu Twoja druga skóra, dlatego musisz czuć się w niej dobrze, ale… istotne jest także to, by ubiór był Twoją wizytówką w każdej sytuacji. Czy potrafisz to uczynić? To nic prostszego. Wystarczy poznać tajniki pewnego kodu – dress code’u. Z nimi będzie Ci łatwiej wypełnić szafę odpowiednią garderobą i zachować fason w każdej sytuacji.

Dress code : co mam na siebie włożyć?

Czy czułeś choć raz, że wzrok wszystkich z uwagą lustruje Twój strój. Robi się wtedy gorąco, prawda? Dobrze, jeśli te spojrzenia wyrażają uznanie i aprobatę dla tego, co masz na sobie. Jeśli jednak tak nie jest, to już gorzej. Wiadomo, że „de gustibus non est disputandum” (o gustach się nie dyskutuje), ale jeśli chcesz być traktowany poważnie, przestrzegaj pewnych zasad.

Dress code buduje wizerunek

Dress code to zestaw zasad oraz wskazówek dotyczących odpowiedniego ubioru, makijażu oraz dodatków (biżuterii, torebek, pasków, butów) w zależności od sytuacji. Obowiązuje nie tylko w biznesie. Bez względu na wykonywany zawód to wyraz szacunku dla wszystkich osób przebywających w Twoim towarzystwie. Dlatego tak ważne jest, by strój, który nosisz był niezużyty, świeży, schludny, dobrze skrojony, dobrany do typu Twojej osobowości, urody oraz sylwetki, ale także zawsze adekwatny do okazji. Każdego dnia wspiera on Twój wizerunek.

Strój mówi o Tobie więcej niż myślisz

Osoby noszące się ze smakiem, klasą i schludnie w pierwszym kontakcie przy ograniczonej dostępności innych „parametrów” (widzimy tylko to, co na zewnątrz) wzbudzają Twoje większe zaufanie. Ale to nie wszystko. Odbierasz je –  nie uświadamiając sobie nawet tego –  jako bardziej inteligentne i zaradne. Zadbany strój bowiem kojarzy się z wyższym statusem społecznym i wieloma zaletami osoby, która go nosi. Ponadto „ubiór świadczy o charakterze wykonywanej pracy, statusie, osobowości, orientacji politycznej i religijnej, przynależności narodowej czy kulturowej.”[i] „Ubranie jest drugim symbolem autorytetu (obok tytułów – przyp. aut.), mogącym wyzwolić mechaniczną uległość.”[ii]

Potrafi zmienić także sposób percepcji świata i wpłynąć na Twoje reakcje, a nawet pracę mózgu. Jak dowodzi psycholog Abraham Rutchick z California State University to właśnie garnitur sprawia, że nasze zachowanie dostosowuje się do ubioru. Czujemy siłę, myślimy bardziej abstrakcyjnie.

Dress code : pokaż jak się ubierasz, a powiem jaki zawód wykonujesz

Formalny strój to wysokiej jakości materiały, dobrze skrojone, ponadczasowe, szykowne i stonowane garnitury, garsonki, żakiety, koszule z minimalistycznymi dodatkami zarówno u mężczyzn jak i u kobiet. Ten styl charakterystyczny jest dla zawodów zaufania publicznego (prawników, polityków, negocjatorów, finansistów). To właśnie dzięki niemu wybija się takie cechy jak: profesjonalizm, wiedza, autorytet, władza.

Mniej formalny ubiór (tzw. casual), czyli intensywniejsze kolory, wzory, poluzowanie krawatów, odważniejsze zestawienia, oryginalniejsze dodatki oczywiście wszystko przy zachowaniu smaku i umiaru, pozwala na wybicie pożądanych cech – kreatywności, elastyczności, otwartości. Ten styl dominuje i nie razi w wolnych zawodach. Wśród artystów, dziennikarzy, pracowników agencji kreatywnych.

A na deser dodatki

Czasami makijaż czy fryzura może zrobić więcej niż niejeden strój. Odmienić, wyróżnić lub stać się doskonałym kamuflażem. Jeśli potrafisz je umiejętnie dobrać i wkomponować stają się atrybutami. Zyskujesz dzięki nim: odwagę, nietuzinkowość, majętność (drobny pierścionek z brylantem, skórzana teczka od projektanta z Paryża). Poza tym osoby, które noszą okulary postrzegane są jako bardziej pilne i inteligentne, szczególnie na początku spotkania. Im grubsze oprawki, tym częściej pojawiają się podobne opisy. W środowisku biznesowym okulary stanowią atrybut władzy. Kobiecie makijaż dodaje wiarygodności, szczególnie w pracy. Połączenie okularów z makijażem w sytuacjach biznesowych wywiera najlepszy i najbardziej wyraźny wpływ na obserwatora. Oczywiście pod warunkiem że makijaż nie jest krzykliwy.

Z tej półki w szafie korzystaj  tylko w czasie wakacji

Błędem w ubiorze, przy zachowaniu oczywiście pewnej swobody w formalnych stylach, są zbyt duże dekolty u kobiet, bluzki na ramiączkach, za krótkie spódnice, otwarte buty, gołe nogi, barokowa biżuteria (za dużo i pstrokato), a u mężczyzn sandały, polary, krótkie spodenki, koszulki. Tę garderobę spakuj lepiej na wakacje.

Jaka jest papuga?

Czy trudno rozszyfrować papugę? Pewnie tak, bo nosi na sobie wiele kolorów, a każdy kolor z czymś się kojarzy i na inną okazję pasuje. Kolory mają też odmienne znaczenia w różnych kulturach. W Chinach kolor biały to kolor żałoby. Warto zatem przyjrzeć się kolorom z bliska oraz temu, w jakich sytuacjach się najlepiej sprawdzają.

Czarny to kolor poważny, oficjalny i konserwatywny. Idealny na rozmowę kwalifikacyjną czy na prezentację.

Biały to kolor młodości, czystości i niewinności. Nie kojarzy się z władzą. Biała koszula u mężczyzny dodaje mu przedsiębiorczości i błyskotliwości. Kobieta w białej sukience lub kostiumie wysyła komunikat o łagodności.

Niebieski to kolor młodości, czystości i niewinności. Nie kojarzy się z władzą. Biała koszula u mężczyzny dodaje mu przedsiębiorczości i błyskotliwości. Kobieta w białej sukience lub kostiumie wysyła komunikat o łagodności.

Czerwony to kolor ekscytujący, energetyzujący i stymulujący. Nadaje komunikat o władczości, wywołując więcej emocji niż czerń. Mężczyzna w czerwonym garniturze emanuje władczością i energią. Kobieta w czerwonym żakiecie wygląda władczo i inspirująco. Kolor czerwony pomaga zmotywować zespół.

Żółty to kolor żywy, zabawny i optymistyczny. Zbyt jaskrawy może działać przytłaczająco. Wyzwala energię i Skłania do uśmiechu. Warto go założyć, jeśli istnieje potrzeba zmotywowania zespołu, a także wtedy, gdy trzeba nawiązać nowe znajomości. Należy wybierać odpowiednie odcienie żółtego, aby nie wyglądać zbyt krzykliwie. Nie nadaje się na spotkania negocjacyjne oraz te, które mają łagodzić konflikty.

Zielony to kolor spokojny, pogodny i stabilny. Koi, uspokaja. Nie uchodzi za kolor asertywny, dlatego nie nosi się go na oficjalnych spotkaniach. Dobry kolor na nudne negocjacje. Nieodpowiedni podczas wygłaszania prezentacji, ponieważ możesz znużyć nim słuchaczy.

Fioletowy kolor okazały, królewski, luksusowy. Emanuje władzą i autorytetem. Warto założyć fioletowe ubranie, gdy chcemy zrobić na kimś wrażenie lub zaprezentować swoją kreatywność. Nie zakładaj go podczas negocjacji i spotkań, na których łagodzi się konflikty. Nieodpowiedni na szkolenia lub gdy udzielamy konsultacji.

Czarny nie zawsze dobry

Decyzja o tym, w jakim kolorze najczęściej się pokazywać zależy nie tylko od gustu. Osoby „plus size” nie muszą zakładać tylko czerni, żeby wyglądać dobrze i profesjonalnie. Tak samo odbierane są stonowane odcienie szarości, które nie poszerzają optycznie sylwetki. Poza tym, co równie ważne, szarość pasuje nie tylko do biura, ale na różne inne okazje.

Nie powinno się stosować więcej niż trzech kolorów jednocześnie. Warto pamiętać też, że w świetle dziennym ciemne kolory zmniejszają i oddalają, a jasne – powiększają i przybliżają. Wieczorem zaś – w sztucznym świetle – jest odwrotnie.

Dress code : podsumowanie

Strój potraktuj jak kod, który czytają nie tylko klienci, ale też postronne osoby. Ubieraj się zatem tak, jakbyś chciał być odbierany, ale pamiętaj, że w każdym momencie ubranie ma być komfortowe (naturalne materiały, swoboda ruchów).

Swój profesjonalizm podkreśl garsonką, garniturem, koszulą na guziki, eleganckimi butami. Gdy poluzujesz krawat, rozkloszujesz spódnicę, zrezygnujesz z marynarek, zamienisz ciemne i stonowane barwy na jaśniejsze i żywsze licz się z tym, że zmniejszysz dystans. Ludzie będą Cię postrzegać jako bardziej otwartego. Natomiast jeśli cenisz sobie swoją indywidualność, a możesz sobie na nią pozwolić również w życiu zawodowym, to przed Tobą nieograniczony wybór wzorów, stylów i kolorów (pod warunkiem, że zachowasz wyczucie). Jedna przestroga. Jeśli faktycznie zależy Ci na budowaniu wizerunku, dobieraj strój zgodnie z obowiązującym dress code’m. I pamiętaj, że zmienia się on nie tylko wraz z profesją, ale też z porą dnia, a  nawet okolicznościami (zebranie w szkole, podróż służbowa, koktajl party).

 

[i] Sikorski., W. (2005), Gesty zamiast słów. Psychologia i trening komunikacji niewerbalnej, Oficyna Wydawnicza Impuls, 287

[ii] Cialdini., R. (1999), Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka, GWP, 204

Idealny pracownik obsługi klienta

Idealny pracownik Marcin Mańka

Czy idealny pracownik obsługi klienta istnieje?

Idealny pracownik obsługi klienta, to coś realnego czy jedynie wymysł? Nie wierzę w ideały, swoją drogą osoba idealna byłaby pewnie strasznie nudna. Podobnie widzę kwestie pracowników, idealny też nie istnieje, za to skuteczny jak najbardziej. Na skuteczność pracownika pierwszego kontaktu wpływają trzy elementy. To tzw. triada. Są to cechy fizyczne, osobowość, wiedza. Warto jednak zaznaczyć, że np. na cechy fizyczne czy osobowość mamy ograniczony wpływ. Jest jednak spore pole do popisu dla osób, które chcą się rozwijać, wiedzę można poszerzać, nad charakterem pracować, o swoją fizyczność natomiast dbać.

Idealny pracownik: kilka ważnych trików

Czasami wystarczy kilka trików, szczypta samozaparcia i niejedną wadę uda Ci się przekuć w atut. Nie każdy rodzi się z twarzą gwiazdy i posturą Herkulesa. Elementy wyglądu, które chcemy poprawić skrzętnie ukryje makijaż, a sylwetkę i urodę podkreślisz dobrze skrojonym ubraniem i odpowiednimi kolorami. Nawet najbardziej oporne ciało da się choć minimalnie wyrzeźbić ćwiczeniami i dietą Twoje zdrowie jest tego warte, a charakter można rozwijać pracą nad sobą.

Triada prawie idealnego pracownika

Triada prawie idealnego pracownika jest unikatowa i dla każdego proporcje są inne. To ona sprawia, że jesteś właściwym człowiekiem na właściwym miejscu. W zależności od wykonywanego zawodu pewne składowe będą bardziej pożądane od innych i w różnym stopniu eksponowane.

Idealny pracownik: wygląd ma znacznie

Cechy fizyczne to rozległe spektrum. Rozumiane tutaj raczej jako aparycja. Składają się na nią wzrost, sylwetka, ubiór, mimika, sposób gestykulacji, czy wysławiania się, ale też zapach i schludność. To elementy, które wysuwają się na plan pierwszy, gdy podchodzisz do klienta. Dobrze skomponowane sprawią, że w pierwszym kontakcie na pewno zyskasz.

Idealny pracownik: zachowanie na medal, czyli swoboda, naturalność, otwartość

Kolejny element podlegający ocenie, to Twoja osobowość. Najbardziej ceniona jest… naturalność. Nie sil się zatem na bycie przesadnie uprzejmym i na wypowiadanie wyuczonych formułek. Postaw raczej na swobodę w kontakcie z klientem. Na pewno to doceni. Warto jednak dodać, że swoboda nie oznacza tu przesadnej otwartości i żartów, nie każdy to lubi. Pamiętaj, klient nasz Pan  i trzeba o niego dbać.

Zachowaj też entuzjazm, czyli pozytywny stosunek do klienta, ale też do pracy, którą wykonujesz. Twoje wewnętrzne przekonanie o tym, że produkt, usługa, firma są wyjątkowe zrobią swoje. Nic więcej czasami nie musisz już mówić. Dobre nastawienie krąży w powietrzu. Prawda taka, że zdradzają je Twoja komunikacja niewerbalna oraz prajęzykowa.

Bądź też wiarygodny. Jeśli Twoja praca, to Twoja pasja, a nie konieczność, to klient to wyczuje. Zachowaj też elastyczność rozumianą jako indywidualne podejście, otwartość oraz zdrową pewność siebie. Bądź przekonany o swojej wartości, wiedzy jaką posiadasz i fachowości. Przestrzegaj norm i używaj zwrotów grzecznościowych. Nigdy nie wyjdą z mody, a świadczą o kulturze osobistej. A na koniec zachowaj czujność, czyli wyłapuj sygnały świadczące o zamierzeniach klienta. Staraj się też przekonywać w sposób nienachalny.

Idealny pracownik: wiedza to Twój wielki atut

Po pierwsze musisz mieć wiedzę o produkcie, usłudze i swojej firmie. Znać je jak własną kieszeń. Wiedzieć jak wyglądał produkt dawniej, jak wygląda dziś i jak może wyglądać jutro. Musisz znać preferencje klientów. Powody ich odejścia do konkurencji, jeśli takie zdarzały się. Doskonale orientować się w przewagach konkurencyjnych, by w odpowiednim momencie umieć je wymienić.  O konkurencji jednak wypowiadaj się dobrze i z taktem. Nie krytykuj. To świadczy o sile rynkowej Twojej firmy, która szanuje przecież konkurentów.

Idealny pracownik: podsumowanie:

Żaden pracownik nie jest ideałem, ale wielu jest bardzo skutecznych. Najlepszą drogą do zjednywania sobie klientów jest szacunek do nich, wyrażony odpowiednim wyglądem, kompetencjami i nastawieniem. Spoiwem tych elementów jest przekonanie o tym, że jest się na właściwym miejscu i zwyczajnie lubi się to, co się robi.  Naturalność i wiarygodność, to rzeczy, które trudno wypracować, ale jest to możliwe. Ma się je w sobie, są one wynikiem połączenia poczucia własnej wartości i kompetencji. Klient zawsze wyczuje, czy zależy Tobie na nim. Jeśli tak, jest szansa na to, że zostanie z Tobą na dłużej.

Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszam na szkolenie. Informacje TUTAJ. 
Ekspert prowadzący…opis TUTAJ. 

Kreatywność podczas wystąpień publicznych

Kreatywność zwiększa skuteczność myślenia i działania, pomaga także twórczo i bez ograniczeń podchodzić do problemów. Pokazuje, jak pokonywać schematy, wychodzić poza stereotypy i rozwijać własny potencjał twórczy, który jest podstawą skutecznej i ciekawej prezentacji. Nieszablonowe podejście do danego zagadnienia, na rynku pełnym podmiotów o podobnym profilu działania, zapewnia możliwość wyróżnienia się na tle innych.

Czytaj dalejKreatywność podczas wystąpień publicznych

Perswazja – sposoby wywierania wpływu na odbiorcę w trakcie wystąpień publicznych

Perswazja (łac. persuasio) to sztuka wywierania wpływu za pomocą języka, mimiki, gestykulacji, intonacji czy samego sposobu bycia. To umiejętność przekonywania do swoich racji. Znając mechanizmy rządzące perswazją, jesteśmy w stanie dobrać odpowiedni zestaw zachowań i słów, tak aby dotrzeć do drugiego człowieka. Perswazja jest obecna w komunikacji we wszystkich dziedzinach życia.

Czytaj dalejPerswazja – sposoby wywierania wpływu na odbiorcę w trakcie wystąpień publicznych

Oddech, artykulacja, dykcja, tempo, intonacja

Słowa mają moc, czyli jak dobrze mówić. Człowiek jest istotą społeczną – brzmi jak frazes, ale to bardzo ważna informacja  opisująca to jak funkcjonujemy w świecie (E. Aronson). Żeby żyć w społeczeństwie musimy komunikować się z innymi ludźmi – wymieniać, myśli, poglądy, dzielić się wrażeniami. Im lepiej nam to idzie, tym łatwiej nam nawiązywać kontakty z innymi osobami. Sposoby porozumiewania się z innymi dzielimy  na werbalne i niewerbalne. Te niewerbalne: gesty, postawa, mimika są często najważniejszą częścią naszej wypowiedzi, ale słowa i sposób w jaki je wypowiadamy też mają znacznie.

Co dokładnie ma znaczenie?

Dykcja, akcent, ton głosu, płynność wypowiedzi, parafrazowanie, czyli powtarzanie informacji innymi słowami, tak żeby upewnić się czy rozumiemy, potwierdzenie – żeby pokazać, że słuchamy naszego rozmówcy, mogą zwiększyć lub zmniejszyć siłę naszego przekazu (Harwas – Napierała 2008). Dotyczy to nie tylko sytuacji codziennych, ale też wystąpień publicznych.

Wszystkie wymienione elementy, możemy świadomie rozwijać. Jak to robić? Oto kilka podpowiedzi.

Ćwicz regularnie

Za to, jak brzmią wydawane przez nas dźwięki odpowiedzialny jest nasz aparat mowy, czyli trzy grupy narządów: oddechowych, artykulacyjnych i fonacyjnych a poprawnie mówić możemy tylko wtedy, kiedy wszystkie grupy dobrze funkcjonują.

 

1. Oddech

Jeśli nie umiemy prawidłowo oddychać  i robimy to zbyt płytko i zbyt szybko, nie będziemy w stanie poprawnie mówić, bo będziemy to robić także zbyt szybko – a wtedy nikt nas nie zrozumie. Są jednak ćwiczenia, które pomagają wydłużać oddech.

Jak to zrobić?

  • Ćwicz i wzmacniaj mięśnie brzucha
  • Weź baaardzo głęboki wdech. Zatrzymaj powietrze na 2-3 sekundy. Licz do 5. Znowu zatrzymaj powietrze na 2 sekundy. Wypuść powietrze, które zostało.
  • Weź głęboki wdech i wpuszczaj powietrze bardzo powoli wypowiadając sylabę „om”

 

2. Artykulacja

To proces kształtowania dźwięków. Oto kilka podpowiedzi na temat tego jak ja rozwijać.

  • Walcz ze zbyt mocno zaciśniętą szczęką odciągając kąciki ust na boki, powoli otwierając buzię jak najmocniej w dół, „czesząc” górną wargę dolnymi zębami a dolną górnymi.
  • Wypowiadaj głośno samogłoski: a, o, e, u, i, y – zaczynając z możliwie najszerzej otwartą buzią i powoli ją zamykając. Potem wymawiaj samogłoski w innej kolejności: a e y i a o u     i y e a     u o a. Podobnych ćwiczeń można znaleźć dużo więcej.

 

3. Dykcja

Dykcja to umiejętność łączenia poszczególnych głosek w słowa a później  w zdania.

Jak to zrobić?

  • Weź książkę, gazetę lub inny tekst i czytaj go na głos, najwyraźniej jak umiesz – możesz do ust włożyć korek po winie.
  • Powoli i wyraźnie wymawiaj „łamańce” językowe „wyindywidualizowaliśmy się z rozentuzjazmowanego tłumu”.

 

4. Tempo

Jeśli mówisz zbyt szybko – ryzykujesz, że odbiorca nie rozumie o czym mówisz.  Nie możesz też mówić zbyt wolno, bo zanudzisz swoją publiczność. Zapytaj kogoś bliskiego o to co myśli na temat tempa Twojej mowy, czy jest dobre, zbyt wolne czy zbyt szybkie. Porównaj to z innymi opiniami. Dobrze będzie jeśli sprawdzisz to też osobiście.

Czytaj i nagrywaj się dyktafonem lub kamerą. Później odsłuchaj nagranie, sprawdź czy tempo jest odpowiednie, czy zdania dobrze brzmią i z każdym kolejnym nagraniem staraj się robić to bardziej dokładnie, zmieniaj szybkość, testuj różne opcje.

 

5. Intonacja

Intonacja wprowadza emocje do Twojej wypowiedzi. Bez niej będzie nudno, uśpisz swoich odbiorców i przestaną Cię słuchać.

Jak ją rozwijać? Czytaj na głos dowolne teksty zmieniając intonację:

  • Naśladuj: komentatora sportowego, polityka, prezentera wiadomości, złego bohatera z bajki i każdą inną postać, która przyjdzie Ci do głowy.
  • Przeczytaj tekst tak żeby ogłosić: dobrą informację, złą informację, spróbować kogoś rozśmieszyć lub zdenerwować.
  • Jeśli masz dzieci, to czytaj im bajki.

 

Ćwiczenia powtarzaj codziennie.

Kontakt wzrokowy podczas wystąpień publicznych

Przykładamy  dużą wagę do słów, ale jak już pisałem to, co mówimy bardzo często nie jest najważniejsze. Wyraz twarzy, ton głosu, gesty i ruchy ciała bardzo często wpływają silniej niż to co mówisz. Człowiek zachowania niewerbalne wykorzystuje przede wszystkim do wyrażania:

a) emocji (np. zwężone oczy, opuszczone brwi, zaciśnięte usta— mogą oznaczać złość);
b) sygnalizowania zmiany postawy wobec drugiej osoby  (np. „Lubię cię” — uśmiechasz się, intensywniej patrzysz w oczy albo ”mówisz” „Nie lubię cię” — odwracając wzrok, stając tyłem);
c) informowania o cechach osobowości („Jestem otwarty, pełen optymizmu —uśmiechasz się, masz zdecydowany ton głosu);
d) ułatwiania komunikacji werbalnej (np. obniżając głos i spoglądając przed siebie, gdy już zmierzasz do końca wypowiedzi, by wskazać partnerowi, że teraz on może mówić).

Wyjątkowym i bardzo ważnym elementem komunikacji niewerbalnej jest kontakt wzrokowy , spojrzenie.  Każdy z nas przyzna pewnie, że deprymujące jest to gdy rozmówca, nie patrzy nam w oczy podczas rozmowy, unika naszego spojrzenia czy rozgląda się dookoła. Kontakt wzrokowy jest bardzo ważny zarówno w sytuacjach zawodowych jak i prywatnych,  spojrzeniem możemy wyrazić wiele emocji, podziw, złość, ciekawość czy miłość. Możemy też po prostu dać do zrozumienia czy mamy ochotę na dalszą rozmowę  czy nie. Nasze jedno spojrzenie może wyrazić więcej niż tysiące słów.

Kontakt wzrokowy jest niezwykle ważny podczas wystąpień publicznych. Bo cóż nam po nawet najlepszej prezentacji jeśli nie nawiążemy kontaktu z naszymi słuchaczami, nie będziemy odbierać od nich sygnałów zwrotnych i nie zbudujemy relacji? Brak kontaktu wzrokowego z publicznością  może być też przez nią odebrany jako sygnał świadczący o nieprzygotowaniu, braku pewności siebie, braku szacunku dla odbiorców. Tracisz też wiarygodność  a to sprawia, że Twoje szanse  na sprzedaż prezentowanego produktu czy przekazanie informacji szybko spadają.

Poniżej kilka przykładowych błędów prelegentów.

  1. Patrzą tylko na jedną lub dwie przyjazne twarze i pozostałych słuchaczy pomijają. Skupiają się tylko na tych słuchaczach, którzy wydają się im przyjaźnie nastawieni.
  2. Koncentrują się jedynie na tych osobach, które wydają się im ważne: szef, potencjalny klient. Postępując w ten sposób pokazują innym słuchaczom, że niewiele ich obchodzą.
  3. Patrzą na jedną osobę zbyt długo – to może sprawić, że ktoś może poczuć się nieswojo.
  4. Nie patrzą w oczy. Oczywiście przy bardzo dużych grupach, nie jest to łatwe.

Jak zadbać o dobry kontakt wzrokowy z publicznością?

  1. Pamiętaj o dobrym przygotowaniu. To jest najważniejsze, jeśli będziesz dobrze przygotowany nie będziesz szukał w myślach słów, ani zbyt długo zastanawiał się co jeszcze powiedzieć.
  2. Patrz na publiczność już od początku wstąpienia – im szybciej się oswoisz ze swoimi słuchaczami, tym lepiej dla Ciebie. Fakt, nawiązywanie kontaktu z zupełnie obcymi ludźmi to niełatwe zadanie, szczególnie jeśli pojawia się stres z powodu wystawienia na ocenę innych . Jest na to rada – jeśli to możliwe, zapoznaj się z jak największa liczbą osób jeszcze przed prezentacją. Zobaczysz będzie Ci łatwiej. Uśmiechnij się do nich gdy wejdą na salę, powiedz kilka słów, zacznij z nimi rozmawiać jeszcze zanim rozpoczniesz prezentację. Jeśli sytuacja na to pozwala, staraj się rozładować napięcie żartując i szukając kontaktu z ludźmi w grupie, sam zbuduj ich nastawienie. Pokaż, że jesteś otwarty i miły, zrobią to samo.
  3. Patrz na wszystkich zebranych. Jeśli grupa nie jest bardzo liczna np. do 100 osób, spokojnie będziesz w stanie spojrzeć w oczy wszystkim zebranym- to da im poczucie, że mówisz też do nich. Jeśli grupa jest większa, staraj się patrzeć raz na jakiś czas na wszystkie części widowni, ludzie siedzący obok siebie będą mieli poczucie, że zwracasz się właśnie do nich.
  4. Skracaj dystansu. Jeśli to możliwe przesuń krzesła tak, aby widzieć wszystkich słuchaczy, najlepsze jest ustawienie „ w podkowę”, w tym teatralnym ludzie chowają się za innymi a tym samym, trudniej Ci zdobyć ich uwagę, bo mają poczuci, że mogą się schować przed Twoim wzrokiem. Może, dziwnie to brzmi, jak z lekcji w szkole, ale naprawdę działa. Jeśli pierwsze rzędy są puste – zaproś do nich publiczność z końca sali.
  5. Emocjach. Pamiętaj aby Twoje spojrzenie wyrażało emocje dopasowanego do tego o czym akurat opowiadasz i do sytuacji. Możesz mieć zły dzień, ale słuchaczy nie bardzo to interesuje, w tej roli swoje problemy zostawiasz zwykle przed wejściem na scenę. Wyobraź sobie emocję, którą chcesz pokazać. Twoje ciało bardzo szybko za nią pójdzie, będzie to widoczne w gestach, pozycji czy właśnie w spojrzeniu.

Zasady przygotowywania prezentacji, czyli co i jak prezentować opierając się na doniesieniach psychologii kognitywnej

„Nie znoszę, kiedy ktoś pokazuje slajdy, zamiast myśleć! Ludzie usiłowali mierzyć się z problemami, tworząc prezentacje. Ja zaś nie chciałem, żeby pokazywali mi kupę slajdów, ale żeby się zaangażowali i wspólnie przedyskutowali pewne rzeczy przy stole. Ci, którzy wiedzą, o czym mówią, nie potrzebują PowerPointa”.

Isaacson W. (2011), Steve Jobs, Simon & Schuster

Czytaj dalejZasady przygotowywania prezentacji, czyli co i jak prezentować opierając się na doniesieniach psychologii kognitywnej

Wystąpienia publiczne i prezentacje biznesowe – na podstawie praktyki wystąpień i psychologii komunikacji

Zanim wystąpisz…

Zanim wyjdziesz przemawiać przed publicznością, dobrze się przygotuj. Pamiętaj o tym, co mówią profesjonalni mówcy: najlepsze improwizacje to są te skrupulatnie przygotowane. Przed wystąpieniem warto zastanowić się nad tym:

    1. Jaki jest cel prezentacji? Co chcesz osiągnąć? Jaką myśl chcesz przekazać słuchaczom? Czy chcesz ich do czegoś przekonać? Zainspirować?
    2. Kto będzie na spotkaniu? W jakim wieku jest widownia? Czy jest zróżnicowana pod względem płci, wykształcenia, poglądów politycznych? Czy to grupa, która ma wspólne zainteresowania? Czy to wyznawcy jednej religii, przedstawiciele mniejszości? Czy wśród słuchaczy będzie ktoś wyjątkowy? To ważne pytania. Dzięki nim będziesz wiedział, jak mówić do słuchaczy i jakich słów używać.
    3. Jakie są lub mogą być potrzeby słuchaczy? Co chcą od Ciebie usłyszeć? Co Ty chciałbyś usłyszeć, gdybyś był na ich miejscu? Co Ciebie by zainteresowało? Co przykułoby Twoją uwagę? Co słuchacze już wiedzą o tych sprawach, o których masz mówić?
    4. Jakich pomocy użyjesz? Czy będziesz czytał prezentację zdanie po zdaniu? Czy wykorzystasz jakiś rekwizyt? A może to słuchacze staną się częścią prezentacji – zaangażujesz ich? Pamiętaj – za pomocą lewej półkuli mózgowej rejestrujemy słowa, a prawą odbieramy wrażenia wzrokowe i całościowy obraz prezentacji.
    5. Jak poruszysz słuchaczy? Musisz wiedzieć, kim są osoby, które będę Cię słuchały? Chodzi o ich wiek, zawód itd. Nie wszystkie pomysły mogą się w przypadku każdej grupy sprawdzić. Warto opracować 2–3 pomysły na to jak ich zaskoczyć? Rozbudzić? Pobudzić do interakcji?

Niektórzy prezentację porównują do lotu. W obu przypadkach wymagany jest ostry start na pełnym gazie – taki, którego skutków negatywnych nie odczują uczestnicy. Poza tym wszystko musi być dobrze przygotowane i zorganizowane, by dotrzeć do celu. Z kolei finał to spokojne, gładkie lądowanie i zakończenie.

W trakcie wysąpienia

Budowanie kontaktu

Patrz na wszystkich, ale… mów tak, jakbyś mówił tylko do jednej osoby. Ważne jest to, by każdy poczuł się wyjątkowo traktowany. Dobry mówca nawiązuje kontakt przez:

  • jasne wyrażanie swoich intencji;
  • przedstawianie własnych kompetencji;
  • pokazywani, że jest pewny tego co mówi;
  • bycie sobą.

 

A oto sposoby nawiązywania kontaktu:

  • zastosowanie dramaturgii;
  • dobry kontakt wzrokowy ze słuchaczami;
  • nakłanianie słuchaczy do działania;
  • stosowanie humoru w prezentacji;
  • własne zaangażowanie mówcy

Dramaturgia

Prezentacja to forma teatru, a prelegent jest właściwie aktorem. Mamy scenę i publiczność. Dlaczego nie zastosować pewnych aktorskich sztuczek? Zaskocz słuchaczy już na początku. Może anegdota, a może 30-sekundowa cisza?
Możesz też zrobić coś czego nikt się nie spodziewa.

W 1985 r. szwedzka wokalistka Lill Lindfors prowadziła konkurs Eurowizji, który transmitowany był w wielu krajach Europy. Gdy wychodziła na scenę – witana brawami – jej długa sukienka zaczepiła się i rozdarła na oczach milionów widzów. Gwiazda została w bieliźnie. Jednak tylko pozornie była to wpadka. Pod jedną sukienką była druga. Ale mieszanka emocji, którą zafundowała Szwedka, skutecznie przyciągnęła uwagę bardzo wielu osób. Wszyscy byli ciekawi, co się jeszcze wydarzy: mimo że dobrze wiedzieli, że biorą udział w show zaplanowanym od A do Z.

Lill Lindfors w czasie transmisji Eurowizji dużo ryzykowała, chcąc przyciągnąć uwagę widzów. Udało się jej?

 

Kontakt wzrokowy

Często zdarza się, że mówca czyta każde słowo z notatek, patrzy na prezentację, stojąc plecami do widowni albo mając wzrok wbity w podłogę czy sufit. Bardzo skutecznie omija słuchaczy. Patrzenie na osoby, do których mówimy, wskazuje na nasze zainteresowanie odbiorcami i ich potrzebami. Zatrzymaj wzrok na 3–5 sekund na którymś ze słuchaczy, spójrz mu w oczy. Następnie zatrzymaj wzrok na kimś innym. Spraw, by każdy z odbiorców poczuł, że mówisz właśnie do niego.

Taki sposób patrzenie pomaga:

  • zapanować nad tremą, ponieważ mówca koncentruje się na jednostkach i nie postrzega słuchaczy jako grupy;
  • motywować słuchaczy do aktywnego słuchania: dzięki temu, że patrzysz na każdego z osobna, każdy czuje, że mówisz tylko do niego;
  • robisz wrażenie osoby pewnej siebie, która wie, o czym mówi – wzbudzasz zaufanie.

Pozwól działać

Słyszę – Zapominam
Widzę – Pamiętam
Działam – Uczę się

To zasada, o której warto pamiętać.

Dlatego ważne jest nie tylko mówienie o tym, jak coś zrobić, ale w miarę możliwości pokazanie tego. Chodzi o to, żeby uczestnik spotkania zaangażował się w nazywanie i odkrywanie informacji, które Ty chcesz przekazać. Poza tym zadawaj pytania. Staraj się nawiązać dialog z odbiorcami, nawet jeśli prowadzisz wykład.

Humor

Zawsze staraj się tworzyć przyjazną atmosferę. Najlepsze są te zabawne sytuacje, które pojawiają się naturalnie. Pamiętaj też o dobrym smaku. Nie żartuj z rasy, religii, upodobań czy preferencji seksualnych. Zwykle dobrze odbierane jest żartowanie z siebie. To pokazuje, że masz zdrowy dystans do siebie. Jeśli chcesz wprowadzić jakąś anegdotę, to moim zdaniem najlepsze są historie prawdziwe. Pamiętaj jednak, że muszą one w jakiś sposób nawiązywać do tematu.

Z drugiej strony, jeśli zaczynasz prezentację dowcipem, to musisz uważać. Na początku możemy być zbyt zdenerwowani i to może się po prostu nie udać. Nerwy mogą sprawić, że spalimy dowcip lub że opowiemy go nieumiejętnie. To, co często się sprawdza, to opowiedzenie czegoś o sobie, właśnie dowcipnego. Tak najłatwiej wytworzyć ciepłą i serdeczną atmosferę.

Potrzeby

Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie są potrzeby Twoje i Twoich słuchaczy. Dlaczego chcesz mówić właśnie na dany temat do tych ludzi i dlaczego oni mają Cię słuchać?

Jeśli to możliwe, dowiedz się wcześniej, jakie są oczekiwania słuchaczy. Jeśli nie mam takiej możliwości, to w czasie prezentacji, zapytaj, co już wiedzą na dany temat? Co chcieliby pogłębić? Na czym się skupić? Wówczas będziesz wiedział, którą część prezentacji wydłużyć, bo jest taka potrzeba, a którą część trzeba skrócić, żeby nie zanudzić odbiorców. Obserwuj reakcje słuchaczy, ich energię i zaangażowanie. Gdy zrobisz w odpowiednim momencie przerwę na kawę – to zyskasz w ich oczach.

Sposoby na utrzymanie uwagi słuchaczy

„Zdradzę Państwu sekret…” Wszyscy lubią słuchać historii i wszyscy lubią tajemnice, dlatego po tak rozpoczętym zdaniu ludzie na pewno zaczną słuchać. Teraz wszystko w Twoich rękach, żeby utrzymać ich uwagę. Opowiedziana historia powinna ich zaskoczyć, rozbawić lub zaciekawić.

PowerPoint może zostać zastąpiony flipchartem i markerem albo tablicą i kredą – tylko pamiętaj, aby nie odwracać się od publiczności.

Praca na przykładach i ćwiczenia. Ludzie uwielbiają uczyć się w ten sposób. Podawanie tylko samej teorii nie zaangażuje uczestników, wręcz przeciwnie – może ich zanudzić. Gdy staną się częścią wydarzenia, odkrywcami wiedzy, to zapamiętają ją na długo. Jak to zrobić? Zapytaj publiczność, czy ktoś słyszał coś na dany temat. Poproś o podniesienie ręki, zaproś kogoś na środek. Ale bądź ostrożny. Nie powinno to być przykre przepytywanie na dany temat czy wyciąganie kogoś na siłę na środek sali. Inny pomysł? Zastosuj technikę burzy mózgów. Poproś słuchaczy o jakiś pomysł związany z Twoją prezentacją, np. o rozwiązanie jakiegoś problemu. Jeśli pracujesz z małą grupą, a przewidziałeś też ćwiczenia, to przesadzaj ludzi tak, żeby mieli okazję się poznać. Pomoże to też ich zdyscyplinować, bo w ten sposób nie będą tworzyły się towarzyskie kółeczka. Staraj się odnosić do bieżących wydarzeń: niech Twoja prezentacja będzie aktualna.

Pokaż interesujące ilustracje, wykresy i tabele, aby ułatwić słuchaczom zapamiętanie informacji. Możesz również pokazać krótki filmik video.

Powiedz, że wiedza, którą zdobędą, będzie przydatna: wytłumacz słuchaczom, w jaki sposób produkt lub nowe umiejętności pomogą im w ich aktualnej sytuacji. Pokaż, że zdobyta na spotkaniu wiedza jest użyteczna.

Pytania

Zadawane przez Ciebie pytania mogą pomóc słuchaczom podążać w kierunku, na którym Tobie zależy. Ludzie odpowiadając na pytania, w pewnym sensie sami dochodzą do tego, co chcesz im powiedzieć, sami odkrywają wiedzę. Angażują się w to. Stawiając pytania, zwiększasz także tempo prezentacji. Niezależnie od tego, czy pytania pochodzą od Ciebie, czy od publiczności, to zawsze przynoszą one korzyści, ponieważ:

  • budują kontakt między Wami;
  • ułatwiają komunikację;
  • pokazują, czy publiczność zrozumiała przekaz;
  • pomagają wyjaśnić ewentualne nieporozumienia;
  • zachęcają słuchaczy do aktywnego myślenia;
  • sprawiają, że słuchacze łatwiej zapamiętują to, co zostało powiedziane.

Pewnie, że zawsze jest ryzyko, pojawienie się trudnych pytań ze strony odbiorców. Jeśli jednak pokażesz, że nie tylko prezentacja się liczy, że jesteś otwarty na dyskusję, to wtedy wzmacniasz swoją pozycję jako ekspert. Warto jednak wcześniej ustalić kiedy będzie czas na zadawanie pytań. Najlepiej po prezentacji, żebyś w jej trakcie mógł się skupić na tym co masz robić.

Jeśli jednak już pojawiają się pytania, na które nie znasz odpowiedzi. Jeśli czujesz, że nie wiesz, co powiedzieć, wykorzystaj te sformułowania: „Niestety nie znam odpowiedzi na to pytanie” albo „Nie jestem pewien odpowiedzi na to pytanie, a nie chcę wprowadzić Państwa w błąd. Muszę sprawdzić to dokładnie i bardzo chętnie prześlę osobom zainteresowanym wszystkie te informacje po konferencji”. Oczywiście nie może się tak kończyć odpowiedź na każde zadane pytanie. Pamiętaj, że nie można w takiej sytuacji kłamać czy wymyślać odpowiedzi na poczekaniu. Nie próbuj też wchodzić w rolę ofiary i przepraszać, czy tłumaczyć się, że to Twoje pierwsze wystąpienie i dopiero się uczysz. Pozostań sobą, przyznaj się do tego, że akurat na dane pytanie nie znasz odpowiedzi i poproś o następne. Jednak co najważniejsze, najlepszym sposobem na poradzenie sobie z trudnymi pytaniami jest oczywiście dobre przygotowanie się. Usiądź i spróbuj napisać 10 pytań, których możesz się spodziewać ze strony słuchaczy, takich które wydają Cię się najtrudniejsze, a potem zapisz sobie 10 dobrych odpowiedzi i przetrenuj to kilka razy.

Pomyśl:

  • Jakich pytań chciałbyś uniknąć?
  • Jakie pytania uznajesz za trudne?
  • Na jakie pytania nie odpowiedziałbyś bez przygotowania?
  • Jakie trafią w Twój słaby punkt?
  • Potem opracuj dobre odpowiedzi na każde z takich pytań.

Zakończenie prezentacji

Pamiętacie metaforę porównującą prezentację do lotu samolotem? Zakończenie prezentacji to właśnie lądowanie. Ma być łagodnie, przyjemnie, ale z drugiej strony tak, żeby słuchacze chcieli do Ciebie wrócić.

Na zakończenie prezentacji podsumuj najważniejsze punkty. Powtórz, jaki był jej cel, główne argumenty. Przypomnij, co powinni wiedzieć po wyjściu ze spotkania. Zadbaj o ciekawą puentę. Koniec może być zachętą, otwarciem do kolejnych spotkań. Tak jak dbałeś o interesujące rozpoczęcie prezentacji, tak samo ją zakończ. Znów przykuj ich uwagę. Zaangażuj słuchaczy do jakiegoś zadania lub innej aktywności. Warto zadbać o efektowne zakończenie spotkania, które słuchacze zapamiętają na długo. Zostaw ich z refleksją, pytaniem otwartym, z myślą, która nie będzie im obojętna.

Rozwiązania i korzyści

Jak sprawdzić, czy Twoje wystąpienie zakończyło się sukcesem? Jeśli ze spotkania wyjdzie grupa osób, która czuje się zainspirowana do działania, która znalazła odpowiedzi na nurtujące pytania, która wie, jak i gdzie szukać rozwiązań, to oznacza, że dałeś radę.

Słuchacze chętnie do Ciebie wrócą tylko wtedy, gdy będą mieli poczucie, że spędzony z Tobą czas przyniósł im korzyści, że jesteś osobą, od której mogą się czegoś nauczyć i dużo dowiedzieć.

Plusem będą dobrze przygotowane materiały, które słuchacze mogą wziąć ze sobą, oraz informacje o tym, gdzie jeszcze mogą szukać wiadomości na dany temat.

Warto pamiętać

  1. Bądź dobrze przygotowany, ale nie recytuj prezentacji jak wiersza.
  2. Przyjedź na miejsce, w którym będziesz występował, wcześniej – żebyś się z nim oswoił, sprawdził, czy rzutnik wyświetla przegotowaną w domu prezentację, czy mikrofony działają.
  3. Jeśli to możliwe, wejdź wcześniej na scenę, kiedy sala będzie pusta i zrób sobie próbę.
  4. Jeśli będzie taki wybór, zastanów się, jaki mikrofon wybrać – mikroport czy zwykły do ręki. Plusem tego drugiego jest to, że można podchodzić do ludzi i zadawać pytania, które usłyszą wszyscy. Z drugiej strony, gdy trzymasz mikrofon, utrudniona jest gestykulacja i widać drżenie rąk, np. gdy się stresujesz. Pomaga natomiast, jeśli nie wiesz, co zrobić z rękami podczas wystąpienia.
  5. Nie pij nic gazowanego – bo będziesz się zapowietrzać.
  6. Nie jedz czekolady ani toffi, bo zaklejają struny. Kiedy wiem, że będziemy dużo mówić, warto odstawić też kefir, orzechy, czosnek, ostre przyprawy, cytrusy, potrawy smażone, mocną herbatę, kawę, alkohol, czerwone mięso. Oczywiście każdy inaczej reaguje, każda krtań jest inna i dlatego warto sprawdzić, który z powyższych produktów szkodzi, i trzeba omijać go szerokim łukiem, gdy szykuje się publiczne wystąpienie.
  7. Kilku pierwszych zdań naucz się na pamięć – jeśli dopadnie Cię trema, łatwiej będzie zacząć, a gdy emocje opadną, to już będzie łatwiej…
  8. Nie czytaj prezentacji, tylko mów do ludzi. Wypisz sobie kluczowe punkty lub hasła przemówienia i każdy z nich rozbudowuj.
  9. Patrz na słuchaczy.
  10. Mów głośno, ale nie krzycz. Podstawa to głos opanowany i niski. Pamiętaj, że jak mówisz przez mikrofon, to wystarczy mówić odważnie i pewnie, ale nie krzyczeć.
  11. Postawa ciała. Nie kiwaj się na wszystkie strony. Stój na rozstawionych nogach albo przemieszczaj się tak, żeby być blisko każdej ze stron sali. Nie stawaj plecami do słuchaczy.
  12. Gestykulacja. Staraj się, żeby nie były to nerwowe ruchy i żeby nie było ich za dużo. Zrób sobie ćwiczenie przed lustrem. Zobacz, czy panujesz nad gestami, gdy mówisz.
  13. Staraj się, żeby oddech był równy, głęboki. Jeśli będziesz oddychać nerwowo i płytko, to szybko złapiesz zadyszkę.
  14. Spójność elementów komunikacji. Staraj się, żeby prezentacja płynnie przechodziła z jednego punktu do drugiego.
  15. Zadbaj, oczywiście, o strój – bo jak Cię widzą, tak Cię piszą.
  16. Ustawienie w podkowę lub otwarty kwadrat. Dzięki temu można zaangażować więcej osób, a kontakt z prowadzącym jest dużo lepszy.