Komunikacja z klientami - Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku - Coaching

Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku – Coaching

Komunikacja z klientami

Komunikacja z klientami: cechy dobrego komunikatu

Komunikacja z klientami – warto byś postawił na otwartość, wyrozumiałość i spokój. Jeśli napotykasz na trudności w relacjach staraj się zachować pozytywną postawę. Nie odbieraj negatywnych zachowań jako ataku personalnego. Zrozumienie, że słowa i reakcja klientów są najczęściej wyrazem emocji oraz tego co przeżywają, a nie oceny Twojej osoby ułatwia kontakt i pozwala zachować dystans. Takie zachowanie nie jest skierowane bezpośrednio do Ciebie. Dzięki pozytywnej komunikacji odbiorcy będą Cię słuchali i równie chętnie do Ciebie mówili. Nie będą się bali zadawania pytań ani zgłaszania swoich obaw czy wątpliwości. Będą potrafili kontrolować swoje wypowiedzi.

  1. Unikaj oficjalnego, sztucznego języka, naszpikowanego branżowym żargonem i pozbawionego emocji. Trudne słowa nie oznaczają wcale mądrego i celnego przekazu.
  2. Mów w sposób prosty i zwięzły. Więcej wcale nie znaczy lepiej. Słowotok zabija cel wypowiedzi, bo odbiorcy wyłączają się.
  3. Używaj emocji i wyobraźni. Odnoś się do przeżyć odbiorcy, do czegoś, co może być dla nich ważne, co przeżyli albo czego chcą uniknąć. Jeśli zrozumiesz ich emocje, trafisz do nich z komunikatem.
  4. Używaj słów kluczowych i przekonujących. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim dowiodły, że słowa takie jak „odkrycie”, „gwarancja”, „miłość”, „udowodniony”, „rezultat”, „oszczędzać”, „łatwy”, „zdrowie”, „pieniądze”, „nowy”, „bezpieczeństwo” oraz „Ty” przykuwają uwagę i wzmacniają komunikat.
  5. Nigdy nie mów szybciej niż Twój rozmówca. Wypowiadaj się w takim samym tempie lub trochę wolniej, odzwierciedlaj modulacje i intonację jego głosu. Nie mów zbyt głośno ani zbyt cicho. Mów tak, by słyszała Cię osoba siedząca na końcu sali.
  6. Zmieniaj tonację, bo inaczej Twoja wypowiedź stanie się zbyt monotonna. Zaczynaj niskim głosem. Wkładaj w słowa emocje i uczucia.
  7. Pauza podkreśla znaczenie.

Komunikacja z klientami: jak sprawić, by komunikat pozostał w odbiorcy na dłużej

Są proste metody, które pomagają wpływać na to, co oraz w jaki sposób inni zapamiętają nasz komunikat. Liczy się to, co mówimy jako pierwsze albo ostatnie. Oto kilka efektów, które możesz sprawić, by Twój komunikat przyniósł zamierzony efekt:

  • Efekt pierwszeństwa – informacja otrzymana wcześniej wywiera zazwyczaj większy wpływ na tworzenie się ogólnego wrażenia niż informacja otrzymana później. Jest punktem odniesienia dla tego, co zobaczy się lub usłyszy później.
  • Efekt świeżości – w kontrze do efektu pierwszeństwa. Polega na silniejszym oddziaływaniu informacji, które nadeszły jako ostatnie (najświeższych) niż tych, które pojawiły się wcześniej. Dlatego na końcu wypowiedzi czy prezentacji warto podkreślić to, co chcemy, żeby inni zapamiętali.
  • Efekt powtórzeń – kilkukrotne powtórzenie myśli lub słowa kluczowego sprawi, że informacja ta utrwali się w pamięci słuchacza. Dlatego istotne jest, żeby hasło, które ma być zapamiętane powtórzyło się w wypowiedzi.
  • Efekt inności – to, co niespotykane, odmienne wyróżnia się. Oczywiście ta inność też powinna mieć swoje granice.
  • Efekt synergii – potocznie zapisać jako „2 + 2 = 5”. Efekt synergii mówi, że wspólne działanie wszystkich części jest znacznie większe niż suma poszczególnych części razem; jest przeciwieństwem antagonizmu.

Bariery w komunikacji

Bariery są wszystkim, co może zakłócać porozumienie się nadawcy i odbiorcy komunikatu. Są wypadkową różnego poziomu wiedzy i doświadczenia, a ich postrzeganie zależy od sytuacji, a nawet od różnic językowych.

  1. Efekt pierwszego wrażenia – pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Późniejsze zachowania są zwykle interpretowane zgodnie z nim. Jeśli ktoś wyda się nudnym prelegentem, przedłużającym za wszelką cenę swoją wypowiedź, to choćby później dwoił się i troił, trudno będzie to wrażenie zatrzeć.
  2. Efekt atrybucyjny – obserwując zachowania rozmówcy, wnioskujemy o jego cechach wewnętrznych: postawach, wartościach, motywach, intencjach, a nie o zaistniałej sytuacji.
  3. Efekt uporczywości – niekiedy uparcie trzymamy się swoich przekonań o osobie nawet wtedy, kiedy są już bezpodstawne.
  4. Samospełniająca się przepowiednia – – nasze oczekiwania związane z rozmówcą wpływają na jego zachowanie tak, że okazują się trafne.
  5. Efekt aureoli, efekt halo – na podstawie pozytywnej cechy rozmówcy przypisujemy mu inne dodatnie cechy, a gdy jako pierwsza ujawni się negatywna cecha, to oceniamy kogoś negatywnie. Cechy osobowościowe przypisywane są na podstawie pierwszego wrażenia. Inaczej mówiąc, jest to skłonność do przypisywania innych, niezaobserwowanych właściwości, które są zgodne ze znakiem emocjonalnym pierwszego przypisanego atrybutu. Najważniejszymi atrybutami posiadającymi moc wywoływania efektu aureoli są: mądrość/głupota, dobroć/zło, nieatrakcyjność/atrakcyjność fizyczna oraz wygląd zewnętrzny.
  6. Zasada podobieństwa – – bardziej lubimy osobę i wyżej ją oceniamy, gdy w wielu rzeczach jest do nas podobna. Profesor Robert Cialdini opisał to jako regułę lubienia i sympatii, która jest jedną z kluczowych reguł wpływu społecznego.

Komunikacja z klientami, podsumowanie:

Zaopatrzeni w tę wiedzę możemy zgłębiać temat skutecznej komunikacji, która – co warto powtórzyć – zachodzi pomiędzy dwoma osobami w momencie zrozumienia przez odbiorcę sytuacji w sposób zamierzony przez nadawcę. Im więcej wiemy o zachowaniach psychologicznych konsumentów, tym łatwiej jest nam zachować do nich dystans.
Chcesz  wiedzieć więcej? Zapraszam na szkolenie, więcej informacji TUTAJ.