Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku – Coaching

Prezentacje na spotkaniach biznesowych – kilka podpowiedzi

1. Przygotowując się do spotkania biznesowego, zacznij od określenia celu:
– chcesz coś sprzedać lub promować;
– chcesz poinformować o planach, o nowym projekcie;
– chcesz złożyć raport przełożonemu;
– a może to zwykłe spotkanie pracownicze.

2. Jeśli znasz cel spotkania, i wiesz też, do kogo będziesz mówić. Myśląc o słuchaczu, weź pod uwagę:
– zakres jego wiedzy;
– obszar zainteresowań;
– nastawienie do tematu;
– stopień zażyłości ze słuchaczami;
– punkty problematyczne: Twoje i słuchaczy;
– zamierzony efekt prezentacji.

3. Określ realnie ramy czasowe spotkania – weź pod uwagę zmęczenie i znużenie odbiorców. Poinformuj słuchaczy o tym, ile czasu planujesz poświęcić na to spotkanie.
4. Przygotowując prezentację, pomyśl o materiałach dla słuchaczy. Mogą to być np. wybrane slajdy czy zaznaczone w punktach najważniejsze idee, których znaczenie chcesz podkreślić.

Prezentacja w punktach – podpowiedzi

1. Zanim zaczniesz prezentację, przedstaw słuchaczom agendę spotkania, czyli plan – o czym po kolei będziesz opowiadać, kiedy będzie przerwa, a kiedy czas na zadawanie pytań czy dyskusję itp.
2. Jak najszybciej powiedz słuchaczom o tym, co zyskają, słuchając Twojego wystąpienia.

3. Przedstaw słuchaczom najważniejsze osiągnięcia swojej firmy, ale nie mów o nich za długo. Skup się na problemach i sytuacjach, w których Twoja działalność jest przydatna, a słuchacze będą mogli ją wykorzystać.
4. Prezentacja albo punkty, które spisałeś, niech będą dla Ciebie i słuchaczy drogowskazem. Nie czytaj slajdów (jeśli je przygotowałeś), tylko opowiadaj, a hasła na slajdach niech jedynie porządkują przekaz.
5. Wykorzystaj schemat „podróży” w narracji. Punkt A to stan wiedzy odbiorców przed prezentacją, a punkt B to stan ich wiedzy po prezentacji. To, co przekażesz w trakcie, to środek podróży, spraw żeby byłą ciekawa.
6. Ogranicz dygresje, żeby nie zboczyć z tematu. Jeśli jest ich zbyt wiele myśl przewodnia prezentacji staje się mniej wyrazista i traci siłę oddziaływania na odbiorców.
7. Szukaj elementów angażujących odbiorców – mogą to być np. pytania czy dyskusja.
8. By poprzeć swoje słowa, opowiedz o badaniach naukowych dotyczących prezentowanych zagadnień. Odwołaj się do najnowszych wyników. Twoje doświadczenie i wiedza są na pewno bezcenne, ale w połączeniu z naukowo dowiedzionymi faktami przekaz zadziała z większą siłą.
9. Przedstawiaj dane, np. liczby, za którymi większość nie przepada, w postaci wizualnej, „Obraz wart jest tysiąc słów”. Poza tym funkcjonuje koncepcja podwójnego kodowania – kodujemy lepiej informacje, które słyszymy i widzimy jednocześnie. Idealnie jest, gdy idzie to w parze. Jeśli chcesz pokazać krótki film wideo, niech nie będzie dłuższy niż minuta. Ma to być tylko dodatek.
10. To, jak mówisz, jest tak samo ważne jak to, co mówisz. Unikaj monotonii, mów z energią, pokaż pasję.
11. Nie bujaj się na krześle, nie przestępuj z nogi na nogę. Zbyt intensywny ruch bywa objawem stresu i dlatego może negatywnie wpływać na Twój wizerunek jako eksperta.
12. Utrzymuj kontakt wzrokowy. Jeśli osób jest więcej staraj się dzielić uwagę między nimi.
13. Nie zapomnij o podsumowaniu wystąpienia. Ważne, żeby zakończyło się puentą, którą słuchacze zapamiętają na długo.

Elevator pitch

Przygotowując się do spotkania warto, sprawdzić czy najważniejsze elementy naszego przekazu jesteśmy w stanie przedstawić w czasie kilkudziesięciosekundowej prezentacji, którą można przeprowadzić np. podczas jazdy windą – to tzw. elevator pitch. Czy będziesz potrafił przykuć uwagę współtowarzyszy i czy powiesz wszystko to, co zamierzałeś? Chodzi o to, czy potrafisz skondensować i wystarczająco ciekawie ująć to, co chcesz wyrazić.

Jaki produkt/usługę oferujesz? – Jaki problem rozwiązujesz? – Co Cię wyróżnia? – Co to znaczy dla odbiorcy?
„Elevator pitch” to esencja naszej prezentacji, to słowa kluczowe, które mają złapać uwagę i dać szansę na przeprowadzenie prezentacji właściwej.

Jak wykorzystać przestrzeń, by osiągnąć cel?

Proksemika to dział nauki zajmujący się kwestią przestrzeni, odległości w kontaktach społecznych. Dobry układ przestrzeni może pozytywnie wpłynąć na przebieg rozmowy i jej rezultat. To my decydujemy o tym, jak blisko innych osób się znajdujemy i kiedy chcemy wpuścić kogoś w naszą przestrzeń.

Dystans

Pozycje przy stole

  1. Pozycja współpracy

2. Pozycja „ramię w ramię z przeciwnikiem”

3. Pozycja współzawodnictwa i obrony


Podczas spotkań w cztery oczy lepiej unikać siadania naprzeciwko siebie, bo to przypomina konfrontację z rozmówcą. Przestrzeń staje się podzielona, a granicę terytorium wyznacza stół.

Najlepiej siedzieć pod kątem 90 stopni do rozmówcy – po jego lewej lub prawej stronie, w pozycji współpracy. Łatwo utrzymać kontakt wzrokowy, pokazać dokumenty i wytłumaczyć szczegóły spotkania. Pozwala to także na bardziej swobodną rozmowę.

Gdy spotkanie odbywa się w liczniejszym niż kilkuosobowym gronie, na przebieg dyskusji duży wpływ ma kierunek ustawienia krzeseł, wymiary stołów i odległości między nimi.