Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku – Coaching

Rozmowa telefoniczna z trudnym klientem

Nie ma podobno trudnych klientów, są tylko źle obsługiwani. Jeśli spojrzysz na to pod tym kątem, łatwiej Ci będzie przejść przez rozmowy, które nie idą jak z płatka. Jeśli po drugiej stronie słuchawki napotykasz na opór lub kogoś aroganckiego ustal od razu jasno zasady komunikacji. Jeśli klient nie będzie ich respektował, rozłącz się. Chcesz spróbować? Oto  przykładowa rozmowa:

Klient: „Jak tak można oszukiwać klienta?! Co Wy w ogóle sobie myślicie?! Banda pozbawionych rozumu osób!!!”

Ty (wyizolowanie emocji, opanowanie): „Dzień dobry. Jest mi miło, że Pan zadzwonił do nas”

Klient: „Słucham?! O czym Pan mówi?! Chyba odjęło Panu rozum!!!”

Ty (postawienie granicy): „Bardzo chętnie z Panem porozmawiam i pomogę, ale mam jeden warunek. Przestanie Pan na mnie podnosić głos”

Klient: „I jeszcze ma Pan czelność dyktować warunki?! Cóż za bezczelność?! ”

Ty (element zaskoczenia): „Chciałbym Panu bardzo pomóc i spokojnie porozmawiać. Proszę zadzwonić, gdy Pan się uspokoi. Wysłucham Pana wtedy z przyjemnością i postaram się znaleźć rozwiązanie. Przepraszam i do usłyszenia.”

Kto pyta, nie błądzi

Gdy uda Ci się jednak uspokoić we wstępnej fazie rozmowy wzburzonego klienta, okaż mu zrozumienie i przede wszystkim dopytaj w czym problem. Formułuj konkretne pytania.

Klient: „Widzi Pan, że jestem zdenerwowany. Ale dobrze porozmawiajmy. Może mi Pan pomoże. Mam nadzieję. Kupiłem Państwa produkt i okazało się, że nie działa.”

Ty (doprecyzowanie): „Rozumiem Pana doskonale. Może Pan mieć powód do zdenerwowania. Proszę powiedzieć, co dokładnie się stało, bym mógł się odpowiednio zająć Pana reklamacją?”

Okaż empatię

Nie odpieraj zarzutów. Nie szukaj winnych. Pokaż, że firma jest gotowa wziąć odpowiedzialność, skoncentruj się na tym, by konstruktywnie pomóc. W ostateczności staraj się zrekompensować stratę.

Ty:  „Najmocniej przepraszam w imieniu firmy za to, że naraziliśmy Pana na nieprzyjemności. Postaramy się błąd jak najszybciej naprawić i będziemy starali się, by w przyszłości nic podobnego nie miało miejsca.”

Odroczenie klienta

Jeśli klient jest wyjątkowo uciążliwy, eskaluje konflikt, zachowuje się ordynarnie i nie reaguje na wyciągniętą w jego stronę dłoń, możesz zastosować zasadę odsunięcia, czyli zbycia klienta. Zapewnij klienta, że oddzwonisz niebawem do niego, jak tylko ustalisz w jaki sposób rozwiązać jego problem. Z pewnością za dzień, dwa ochłonie i rozmowa będzie zupełnie inna. Pamiętaj jednak, by zawsze dotrzymać słowa.

Ty:Zajmę się osobiście Pana reklamacją. Potrzebuję jednak na to 2-3 dni. Proszę o wyrozumiałość i zostawienie kontaktu do siebie. Oddzwonię do Pana, jak tylko uda mi się cokolwiek ustalić.”

Iluzoryczna obietnica

Ostatecznie możesz posunąć się do złożenia iluzorycznej obietnicy, gdy po upływie czasu, który założyłeś na rozwiązanie problematycznej sytuacji,  klient pozostaje nieugięty i nadal zachowuje się wobec Ciebie roszczeniowo. Wyjaśnij najspokojniej jak tylko potrafisz swoje stanowisko, asertywnie postaw jeszcze raz granice i nie daj się absolutnie zakrzyczeć. Ostatecznie złóż obietnicę. Stosuj ją tylko w podbramkowej sytuacji. Z pomocą przychodzi  słowo wytrych –  „spróbuję”:

Ty: „Jak najbardziej spróbuję zrobić, co w mojej mocy, by rozwiązać zgodnie z Pana sugestiami sprawę. Skontaktuję się najszybciej jak tylko możliwe.”

Zbijanie zarzutu

Z pewnymi zrzutami trudno dyskutować. W ogóle błędem jest to robić. Dlatego absolutnie nie wdawaj się w wymianę argumentów i nie podważaj zdania klienta. Możesz go jednak wziąć z zaskoczenia i przyznać mu rację.

Klient:Po raz kolejny pomyliliście fakturę materiału. Zamawiałem zamszowe, a nie skórzane buty.”

Ty:Ma Pan rację, to nasz błąd. Jak najszybciej skorygujemy to. W tej chwili pracujemy nad podwójnym systemem sprawdzania zamówienia. Czy myśli Pan, że to dobry pomysł i pomoże nam uniknąć takich błędów w przyszłości?”

 Klient ma zawsze rację

Klient ma zawsze rację. Nawet gdy jej nie ma. Nie staraj się udowodnić, że jest inaczej. Sprytnie jednak możesz argumentować i dublować logikę klienta. Stawiaj otwarte pytania prosząc o sugestię rozwiązania. W ten sposób przekierujesz uwagę klienta na inne tory. Nie pozostanie z przekonaniem, że próbowałeś przekonać go, że nie ma racji.

Klient:Jesteście chyba najdrożsi na rynku. Nie znam drugiej takiej firmy, która się tak ceni.”

Ty: „Cena jest miernikiem jakości. W naszym wypadku przekłada się na jakość produktu, standard obsługi, terminowość dostaw. Oferujemy też spore zniżki przy składaniu większej wartości zamówień. Może rozważyłby Pan rzadsze, ale większe zakupy? Zaproponowałbym wtedy rabat.”

Klient na „nie”

Trafiasz na opór klienta. Nie jest zainteresowany ofertą. Pana z jego ust słowo „nie”. Absolutnie nie żądaj od niego wytłumaczenia, dlaczego tak się dzieje. Zirytujesz go i narazisz na szukanie negatywów. Zapytaj lepiej o sytuację hipotetyczną i wymagającą nieco kreatywności od klienta. Co musi się stać, żeby rozważył współpracę z Twoją firmą. Myśl taka mimochodem zakiełkuje w jego głowie. Wymyślenie choć jednego argumentu pozwoli mu na zmianę nastawienia i nie pozostawi niesmaku.

Ty:Rozumiem doskonale Pana sytuację, ale proszę tylko powiedzieć, jak powinniśmy rozwinąć ofertę, co zmienić i ulepszyć, by rozważył Pan współpracę z naszą firmą? Jesteśmy w tej chwili na etapie wdrożeń wielu nowych rozwiązań, a każda sugestia jest warta rozważenia.”

 „Dlaczego” to klucz do klienta

Nie stosuj tej zasady, gdy wyczuwasz, że klient jest zniecierpliwiony i nie ma czasu. To pytanie skieruj raczej do przychylnych rozmówców, otwartych i rozmownych. Dzięki pytaniu „dlaczego” dowiesz się więcej niż z analizy rynkowej. Dzięki nim poznasz pobudki stojące za decyzjami konsumenckimi. Będziesz miał szanse zmodyfikować usługę i poznać preferencje klienta. Przeprowadzaj zatem na własną rękę badanie konsumenckie. Swobodnie i szczerze. Otworzy Ci oczy na wiele spraw.

 Klient: „Nie interesuje mnie w ogóle Państwa oferta.”

Ty: „Tak słyszę i rozumiem Pana, ale jestem ciekaw dlaczego?”

Klient: „Współpracujemy od lat z dostawcą spod Warszawy. Nie zamierzamy tego zmieniać. Jest zdecydowanie tańszy, choć ostatnio, wie Pan, ma problem z terminowością.”

Ty: „Dlaczego Pana zdaniem nie dotrzymuje terminów? Pewnie to duża firma i nie wyrabia się za zamówieniami?”

Klient: „Tak to ten koncern X. Podobno na początku roku redukował koszty i trochę pracowników pozwalniał.”

Ty: „To zupełnie inaczej niż w naszej firmy. My  się rozwijamy dość dynamicznie i ciągle zatrudniamy nowych pracowników. Szkolimy…”

Podsumowanie:

Trudny klient będzie rzucał Ci kłody pod nogi. Wystawiał Twoją cierpliwość na próbę. Egzamin będziesz zdawał każdego dnia, ale jeśli nauczysz się pewnych technik i zrozumiesz, co kryje się za wrogą postawą, na pewno będzie Ci łatwiej. Dobrze poprowadzona rozmowa usatysfakcjonuje Ciebie i klienta, a tego źle nastawionego zamieni w sojusznika. Dlatego nie bierz do siebie tego, co mówi. Traktuj z dystansem, ale rzeczowo, zdecydowanie i uprzejmie.