Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku – Coaching

Wystąpienia publiczne i prezentacje biznesowe – na podstawie praktyki wystąpień i psychologii komunikacji

Zanim wystąpisz…

Zanim wyjdziesz przemawiać przed publicznością, dobrze się przygotuj. Pamiętaj o tym, co mówią profesjonalni mówcy: najlepsze improwizacje to są te skrupulatnie przygotowane. Przed wystąpieniem warto zastanowić się nad tym:

    1. Jaki jest cel prezentacji? Co chcesz osiągnąć? Jaką myśl chcesz przekazać słuchaczom? Czy chcesz ich do czegoś przekonać? Zainspirować?
    2. Kto będzie na spotkaniu? W jakim wieku jest widownia? Czy jest zróżnicowana pod względem płci, wykształcenia, poglądów politycznych? Czy to grupa, która ma wspólne zainteresowania? Czy to wyznawcy jednej religii, przedstawiciele mniejszości? Czy wśród słuchaczy będzie ktoś wyjątkowy? To ważne pytania. Dzięki nim będziesz wiedział, jak mówić do słuchaczy i jakich słów używać.
    3. Jakie są lub mogą być potrzeby słuchaczy? Co chcą od Ciebie usłyszeć? Co Ty chciałbyś usłyszeć, gdybyś był na ich miejscu? Co Ciebie by zainteresowało? Co przykułoby Twoją uwagę? Co słuchacze już wiedzą o tych sprawach, o których masz mówić?
    4. Jakich pomocy użyjesz? Czy będziesz czytał prezentację zdanie po zdaniu? Czy wykorzystasz jakiś rekwizyt? A może to słuchacze staną się częścią prezentacji – zaangażujesz ich? Pamiętaj – za pomocą lewej półkuli mózgowej rejestrujemy słowa, a prawą odbieramy wrażenia wzrokowe i całościowy obraz prezentacji.
    5. Jak poruszysz słuchaczy? Musisz wiedzieć, kim są osoby, które będę Cię słuchały? Chodzi o ich wiek, zawód itd. Nie wszystkie pomysły mogą się w przypadku każdej grupy sprawdzić. Warto opracować 2–3 pomysły na to jak ich zaskoczyć? Rozbudzić? Pobudzić do interakcji?

Niektórzy prezentację porównują do lotu. W obu przypadkach wymagany jest ostry start na pełnym gazie – taki, którego skutków negatywnych nie odczują uczestnicy. Poza tym wszystko musi być dobrze przygotowane i zorganizowane, by dotrzeć do celu. Z kolei finał to spokojne, gładkie lądowanie i zakończenie.

W trakcie wysąpienia

Budowanie kontaktu

Patrz na wszystkich, ale… mów tak, jakbyś mówił tylko do jednej osoby. Ważne jest to, by każdy poczuł się wyjątkowo traktowany. Dobry mówca nawiązuje kontakt przez:

  • jasne wyrażanie swoich intencji;
  • przedstawianie własnych kompetencji;
  • pokazywani, że jest pewny tego co mówi;
  • bycie sobą.

 

A oto sposoby nawiązywania kontaktu:

  • zastosowanie dramaturgii;
  • dobry kontakt wzrokowy ze słuchaczami;
  • nakłanianie słuchaczy do działania;
  • stosowanie humoru w prezentacji;
  • własne zaangażowanie mówcy

Dramaturgia

Prezentacja to forma teatru, a prelegent jest właściwie aktorem. Mamy scenę i publiczność. Dlaczego nie zastosować pewnych aktorskich sztuczek? Zaskocz słuchaczy już na początku. Może anegdota, a może 30-sekundowa cisza?
Możesz też zrobić coś czego nikt się nie spodziewa.

W 1985 r. szwedzka wokalistka Lill Lindfors prowadziła konkurs Eurowizji, który transmitowany był w wielu krajach Europy. Gdy wychodziła na scenę – witana brawami – jej długa sukienka zaczepiła się i rozdarła na oczach milionów widzów. Gwiazda została w bieliźnie. Jednak tylko pozornie była to wpadka. Pod jedną sukienką była druga. Ale mieszanka emocji, którą zafundowała Szwedka, skutecznie przyciągnęła uwagę bardzo wielu osób. Wszyscy byli ciekawi, co się jeszcze wydarzy: mimo że dobrze wiedzieli, że biorą udział w show zaplanowanym od A do Z.

Lill Lindfors w czasie transmisji Eurowizji dużo ryzykowała, chcąc przyciągnąć uwagę widzów. Udało się jej?

 

Kontakt wzrokowy

Często zdarza się, że mówca czyta każde słowo z notatek, patrzy na prezentację, stojąc plecami do widowni albo mając wzrok wbity w podłogę czy sufit. Bardzo skutecznie omija słuchaczy. Patrzenie na osoby, do których mówimy, wskazuje na nasze zainteresowanie odbiorcami i ich potrzebami. Zatrzymaj wzrok na 3–5 sekund na którymś ze słuchaczy, spójrz mu w oczy. Następnie zatrzymaj wzrok na kimś innym. Spraw, by każdy z odbiorców poczuł, że mówisz właśnie do niego.

Taki sposób patrzenie pomaga:

  • zapanować nad tremą, ponieważ mówca koncentruje się na jednostkach i nie postrzega słuchaczy jako grupy;
  • motywować słuchaczy do aktywnego słuchania: dzięki temu, że patrzysz na każdego z osobna, każdy czuje, że mówisz tylko do niego;
  • robisz wrażenie osoby pewnej siebie, która wie, o czym mówi – wzbudzasz zaufanie.

Pozwól działać

Słyszę – Zapominam
Widzę – Pamiętam
Działam – Uczę się

To zasada, o której warto pamiętać.

Dlatego ważne jest nie tylko mówienie o tym, jak coś zrobić, ale w miarę możliwości pokazanie tego. Chodzi o to, żeby uczestnik spotkania zaangażował się w nazywanie i odkrywanie informacji, które Ty chcesz przekazać. Poza tym zadawaj pytania. Staraj się nawiązać dialog z odbiorcami, nawet jeśli prowadzisz wykład.

Humor

Zawsze staraj się tworzyć przyjazną atmosferę. Najlepsze są te zabawne sytuacje, które pojawiają się naturalnie. Pamiętaj też o dobrym smaku. Nie żartuj z rasy, religii, upodobań czy preferencji seksualnych. Zwykle dobrze odbierane jest żartowanie z siebie. To pokazuje, że masz zdrowy dystans do siebie. Jeśli chcesz wprowadzić jakąś anegdotę, to moim zdaniem najlepsze są historie prawdziwe. Pamiętaj jednak, że muszą one w jakiś sposób nawiązywać do tematu.

Z drugiej strony, jeśli zaczynasz prezentację dowcipem, to musisz uważać. Na początku możemy być zbyt zdenerwowani i to może się po prostu nie udać. Nerwy mogą sprawić, że spalimy dowcip lub że opowiemy go nieumiejętnie. To, co często się sprawdza, to opowiedzenie czegoś o sobie, właśnie dowcipnego. Tak najłatwiej wytworzyć ciepłą i serdeczną atmosferę.

Potrzeby

Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie są potrzeby Twoje i Twoich słuchaczy. Dlaczego chcesz mówić właśnie na dany temat do tych ludzi i dlaczego oni mają Cię słuchać?

Jeśli to możliwe, dowiedz się wcześniej, jakie są oczekiwania słuchaczy. Jeśli nie mam takiej możliwości, to w czasie prezentacji, zapytaj, co już wiedzą na dany temat? Co chcieliby pogłębić? Na czym się skupić? Wówczas będziesz wiedział, którą część prezentacji wydłużyć, bo jest taka potrzeba, a którą część trzeba skrócić, żeby nie zanudzić odbiorców. Obserwuj reakcje słuchaczy, ich energię i zaangażowanie. Gdy zrobisz w odpowiednim momencie przerwę na kawę – to zyskasz w ich oczach.

Sposoby na utrzymanie uwagi słuchaczy

„Zdradzę Państwu sekret…” Wszyscy lubią słuchać historii i wszyscy lubią tajemnice, dlatego po tak rozpoczętym zdaniu ludzie na pewno zaczną słuchać. Teraz wszystko w Twoich rękach, żeby utrzymać ich uwagę. Opowiedziana historia powinna ich zaskoczyć, rozbawić lub zaciekawić.

PowerPoint może zostać zastąpiony flipchartem i markerem albo tablicą i kredą – tylko pamiętaj, aby nie odwracać się od publiczności.

Praca na przykładach i ćwiczenia. Ludzie uwielbiają uczyć się w ten sposób. Podawanie tylko samej teorii nie zaangażuje uczestników, wręcz przeciwnie – może ich zanudzić. Gdy staną się częścią wydarzenia, odkrywcami wiedzy, to zapamiętają ją na długo. Jak to zrobić? Zapytaj publiczność, czy ktoś słyszał coś na dany temat. Poproś o podniesienie ręki, zaproś kogoś na środek. Ale bądź ostrożny. Nie powinno to być przykre przepytywanie na dany temat czy wyciąganie kogoś na siłę na środek sali. Inny pomysł? Zastosuj technikę burzy mózgów. Poproś słuchaczy o jakiś pomysł związany z Twoją prezentacją, np. o rozwiązanie jakiegoś problemu. Jeśli pracujesz z małą grupą, a przewidziałeś też ćwiczenia, to przesadzaj ludzi tak, żeby mieli okazję się poznać. Pomoże to też ich zdyscyplinować, bo w ten sposób nie będą tworzyły się towarzyskie kółeczka. Staraj się odnosić do bieżących wydarzeń: niech Twoja prezentacja będzie aktualna.

Pokaż interesujące ilustracje, wykresy i tabele, aby ułatwić słuchaczom zapamiętanie informacji. Możesz również pokazać krótki filmik video.

Powiedz, że wiedza, którą zdobędą, będzie przydatna: wytłumacz słuchaczom, w jaki sposób produkt lub nowe umiejętności pomogą im w ich aktualnej sytuacji. Pokaż, że zdobyta na spotkaniu wiedza jest użyteczna.

Pytania

Zadawane przez Ciebie pytania mogą pomóc słuchaczom podążać w kierunku, na którym Tobie zależy. Ludzie odpowiadając na pytania, w pewnym sensie sami dochodzą do tego, co chcesz im powiedzieć, sami odkrywają wiedzę. Angażują się w to. Stawiając pytania, zwiększasz także tempo prezentacji. Niezależnie od tego, czy pytania pochodzą od Ciebie, czy od publiczności, to zawsze przynoszą one korzyści, ponieważ:

  • budują kontakt między Wami;
  • ułatwiają komunikację;
  • pokazują, czy publiczność zrozumiała przekaz;
  • pomagają wyjaśnić ewentualne nieporozumienia;
  • zachęcają słuchaczy do aktywnego myślenia;
  • sprawiają, że słuchacze łatwiej zapamiętują to, co zostało powiedziane.

Pewnie, że zawsze jest ryzyko, pojawienie się trudnych pytań ze strony odbiorców. Jeśli jednak pokażesz, że nie tylko prezentacja się liczy, że jesteś otwarty na dyskusję, to wtedy wzmacniasz swoją pozycję jako ekspert. Warto jednak wcześniej ustalić kiedy będzie czas na zadawanie pytań. Najlepiej po prezentacji, żebyś w jej trakcie mógł się skupić na tym co masz robić.

Jeśli jednak już pojawiają się pytania, na które nie znasz odpowiedzi. Jeśli czujesz, że nie wiesz, co powiedzieć, wykorzystaj te sformułowania: „Niestety nie znam odpowiedzi na to pytanie” albo „Nie jestem pewien odpowiedzi na to pytanie, a nie chcę wprowadzić Państwa w błąd. Muszę sprawdzić to dokładnie i bardzo chętnie prześlę osobom zainteresowanym wszystkie te informacje po konferencji”. Oczywiście nie może się tak kończyć odpowiedź na każde zadane pytanie. Pamiętaj, że nie można w takiej sytuacji kłamać czy wymyślać odpowiedzi na poczekaniu. Nie próbuj też wchodzić w rolę ofiary i przepraszać, czy tłumaczyć się, że to Twoje pierwsze wystąpienie i dopiero się uczysz. Pozostań sobą, przyznaj się do tego, że akurat na dane pytanie nie znasz odpowiedzi i poproś o następne. Jednak co najważniejsze, najlepszym sposobem na poradzenie sobie z trudnymi pytaniami jest oczywiście dobre przygotowanie się. Usiądź i spróbuj napisać 10 pytań, których możesz się spodziewać ze strony słuchaczy, takich które wydają Cię się najtrudniejsze, a potem zapisz sobie 10 dobrych odpowiedzi i przetrenuj to kilka razy.

Pomyśl:

  • Jakich pytań chciałbyś uniknąć?
  • Jakie pytania uznajesz za trudne?
  • Na jakie pytania nie odpowiedziałbyś bez przygotowania?
  • Jakie trafią w Twój słaby punkt?
  • Potem opracuj dobre odpowiedzi na każde z takich pytań.

Zakończenie prezentacji

Pamiętacie metaforę porównującą prezentację do lotu samolotem? Zakończenie prezentacji to właśnie lądowanie. Ma być łagodnie, przyjemnie, ale z drugiej strony tak, żeby słuchacze chcieli do Ciebie wrócić.

Na zakończenie prezentacji podsumuj najważniejsze punkty. Powtórz, jaki był jej cel, główne argumenty. Przypomnij, co powinni wiedzieć po wyjściu ze spotkania. Zadbaj o ciekawą puentę. Koniec może być zachętą, otwarciem do kolejnych spotkań. Tak jak dbałeś o interesujące rozpoczęcie prezentacji, tak samo ją zakończ. Znów przykuj ich uwagę. Zaangażuj słuchaczy do jakiegoś zadania lub innej aktywności. Warto zadbać o efektowne zakończenie spotkania, które słuchacze zapamiętają na długo. Zostaw ich z refleksją, pytaniem otwartym, z myślą, która nie będzie im obojętna.

Rozwiązania i korzyści

Jak sprawdzić, czy Twoje wystąpienie zakończyło się sukcesem? Jeśli ze spotkania wyjdzie grupa osób, która czuje się zainspirowana do działania, która znalazła odpowiedzi na nurtujące pytania, która wie, jak i gdzie szukać rozwiązań, to oznacza, że dałeś radę.

Słuchacze chętnie do Ciebie wrócą tylko wtedy, gdy będą mieli poczucie, że spędzony z Tobą czas przyniósł im korzyści, że jesteś osobą, od której mogą się czegoś nauczyć i dużo dowiedzieć.

Plusem będą dobrze przygotowane materiały, które słuchacze mogą wziąć ze sobą, oraz informacje o tym, gdzie jeszcze mogą szukać wiadomości na dany temat.

Warto pamiętać

  1. Bądź dobrze przygotowany, ale nie recytuj prezentacji jak wiersza.
  2. Przyjedź na miejsce, w którym będziesz występował, wcześniej – żebyś się z nim oswoił, sprawdził, czy rzutnik wyświetla przegotowaną w domu prezentację, czy mikrofony działają.
  3. Jeśli to możliwe, wejdź wcześniej na scenę, kiedy sala będzie pusta i zrób sobie próbę.
  4. Jeśli będzie taki wybór, zastanów się, jaki mikrofon wybrać – mikroport czy zwykły do ręki. Plusem tego drugiego jest to, że można podchodzić do ludzi i zadawać pytania, które usłyszą wszyscy. Z drugiej strony, gdy trzymasz mikrofon, utrudniona jest gestykulacja i widać drżenie rąk, np. gdy się stresujesz. Pomaga natomiast, jeśli nie wiesz, co zrobić z rękami podczas wystąpienia.
  5. Nie pij nic gazowanego – bo będziesz się zapowietrzać.
  6. Nie jedz czekolady ani toffi, bo zaklejają struny. Kiedy wiem, że będziemy dużo mówić, warto odstawić też kefir, orzechy, czosnek, ostre przyprawy, cytrusy, potrawy smażone, mocną herbatę, kawę, alkohol, czerwone mięso. Oczywiście każdy inaczej reaguje, każda krtań jest inna i dlatego warto sprawdzić, który z powyższych produktów szkodzi, i trzeba omijać go szerokim łukiem, gdy szykuje się publiczne wystąpienie.
  7. Kilku pierwszych zdań naucz się na pamięć – jeśli dopadnie Cię trema, łatwiej będzie zacząć, a gdy emocje opadną, to już będzie łatwiej…
  8. Nie czytaj prezentacji, tylko mów do ludzi. Wypisz sobie kluczowe punkty lub hasła przemówienia i każdy z nich rozbudowuj.
  9. Patrz na słuchaczy.
  10. Mów głośno, ale nie krzycz. Podstawa to głos opanowany i niski. Pamiętaj, że jak mówisz przez mikrofon, to wystarczy mówić odważnie i pewnie, ale nie krzyczeć.
  11. Postawa ciała. Nie kiwaj się na wszystkie strony. Stój na rozstawionych nogach albo przemieszczaj się tak, żeby być blisko każdej ze stron sali. Nie stawaj plecami do słuchaczy.
  12. Gestykulacja. Staraj się, żeby nie były to nerwowe ruchy i żeby nie było ich za dużo. Zrób sobie ćwiczenie przed lustrem. Zobacz, czy panujesz nad gestami, gdy mówisz.
  13. Staraj się, żeby oddech był równy, głęboki. Jeśli będziesz oddychać nerwowo i płytko, to szybko złapiesz zadyszkę.
  14. Spójność elementów komunikacji. Staraj się, żeby prezentacja płynnie przechodziła z jednego punktu do drugiego.
  15. Zadbaj, oczywiście, o strój – bo jak Cię widzą, tak Cię piszą.
  16. Ustawienie w podkowę lub otwarty kwadrat. Dzięki temu można zaangażować więcej osób, a kontakt z prowadzącym jest dużo lepszy.