Marcin Mańka Akademia Komunikacji i Wizerunku – Coaching

Zasady komunikacji w trakcie wystąpień publicznych, spotkań sprzedażowych i prezentacji biznesowych

Zaopatrzeni w wiedzę z poprzednich artykułów, mając już odpowiednią bazę merytoryczną, możemy zgłębiać temat SKUTECZNEJ KOMUNIKACJI, która – co warto powtórzyć – zachodzi pomiędzy dwoma osobami w momencie zrozumienia przez odbiorcę sytuacji w sposób zamierzony przez nadawcę. Jak wszyscy dobrze wiemy, wcale nie jest to takie łatwe.

Warto postawić na komunikację otwartą, co oznacza reagowanie na trudności spokojem, cierpliwością i pozytywną postawą oraz nieodbieranie zachowań innych ludzi jako ataku personalnego, co czasem wydaje się jakimś kosmicznym wyzwaniem, gdy na Twojej drodze staje delikatnie mówiąc „burak”. Trzeba jednak próbować przekonać samego siebie, że ich słowa i zachowania są wyrazem emocji oraz tego, co przeżywają. Najczęściej nie są skierowane bezpośrednio do Ciebie. Nabierz dystansu do siebie i świata. Choć ja jestem zwolennikiem umiarkowanego podejścia, jeśli ktoś nachalnie i umyślnie przekracza Twoje granice, to trzeba ich bronić adekwatnie do sytuacji. Jednak w normalnych sytuacjach, jeśli warunki temu sprzyjają, odpowiednia komunikacja, może zdziałać wiele dobrego.

Dzięki pozytywnej komunikacji odbiorcy:

  • będą Cię słuchali i równie chętnie do Ciebie mówili;
  • nie będą się bali zadawania pytań ani zgłaszania swoich obaw czy wątpliwości;
  • będą potrafili kontrolować swoje wypowiedzi.

Obserwując ludzi, z którymi się komunikujemy, możemy wywnioskować, jaki typ osobowości reprezentują, i dopasować do niego sposób komunikacji.

Jakie są cechy dobrego komunikatu?

      1. Wypowiedź, podobnie jak dobre szkolne wypracowanie, musi mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie.Świetnie, jeśli we wstępie pojawi się anegdota, tzw. zagajenie czy ważny fakt przyciągający uwagę odbiorcy. Wszystko zależy od rodzaju komunikatu i sytuacji. Pamiętaj jednak, żeby nie musisz trzymać kluczowego przekazu na sam koniec wypowiedzi. Często do odbiorcy najmocniej trafia to, co usłyszy lub zobaczy na początku i na końcu prezentacji. Środek wypowiedzi pamięta się dość pobieżnie. Rozpoczynaj więc od najważniejszej informacji lub tezy. Potem wróć do niej jeszcze kilkakrotnie w różnych formach w czasie wystąpienia. Tok wywodów powinien prowadzić od przykładów do abstrakcji (pojęć).
      2. Dużo i długo nie znaczy dobrze i ciekawie. Im prościej oraz zwięźlej coś powiesz, tym słuchacz bardziej to doceni. Jeśli zadbasz, żeby język wypowiedzi był elegancki, ale nie naszpikowany słowami, których połowa osób na sali nie zrozumie, wtedy podbijesz serca słuchaczy.
      3. Dobry komunikat w większości składa się z prostych zdań i ma jedną myśl przewodnią; nie przesadzaj z dygresjami.
      4. Forma wystąpienia powinna być zgodna z jego treścią. Jeśli mówisz o czymś pozytywnym, to bądź pozytywny. Nie ma nic gorszego niż znudzony mówca.
      5. Wypowiedź powinna zawierać tzw. retoryczne środki prezentacji, czyli analogie, wzmocnienia, metafory, ale – co ważne – powinny być one używane bez przesady i w odpowiednim kontekście. Odrobina autoironii, też zwykle się sprzedaje.
      6. To, co istotne, powinno być zaakcentowane za pomocą odpowiedniej modulacji głosu, jego barwy i tempa. Zmieniaj tonację, bo inaczej Twoja wypowiedź stanie się zbyt monotonna. Zaczynaj niskim głosem. Wkładaj w słowa emocje i uczucia.
      7. Pauza podkreśla znaczenie.
      8. Najlepiej mówić, a nie czytać. Oczywiście można zapisać sobie na kartce punkty albo słowa klucze, które pomogą uporządkować prezentację.
      9. Nasza wypowiedź powinna mieścić się w wyznaczonym czasie. Należy też uwzględnić pytania słuchaczy pomagające wyjaśnić wszystkie wątpliwości.
      10. Co najważniejsze, komunikat powinien być wygłoszony zgodnie z zasadą: niewiele mówić, lecz wiele – a w zasadzie wszystko – powiedzieć, a to chyba największe wyzwanie.
      11. Używaj emocji i wyobraźni. Odnoś się do przeżyć słuchaczy, do czegoś, co może być dla nich ważne, co przeżyli albo czego chcą uniknąć. Jeśli odgadniesz ich emocje, trafisz do nich z komunikatem.
      12. Używaj słów kluczowych i przekonujących. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim dowiodły, że słowa takie jak „odkrycie”, „gwarancja”, „miłość”, „udowodniony”, „rezultat”, „oszczędzać”, „łatwy”, „zdrowie”, „pieniądze”, „nowy”, „bezpieczeństwo” oraz „Ty” przykuwają uwagę i wzmacniają komunikat.
      13. Nigdy nie mów szybciej niż Twój rozmówca. Wypowiadaj się w takim samym tempie lub trochę wolniej, odzwierciedlaj modulacje i intonację jego głosu. Nie mów zbyt głośno ani zbyt cicho. Mów tak, by słyszała Cię osoba siedząca na końcu sali.

Więcej podpowiedzi w kolejnych wpisach.